1. Una descripción de los procesos
Identifica qué hacen ventas, administración, personal y soporte. Anota qué información de personas utilizan, de dónde proviene y con quién la comparten.
2. Los sistemas y proveedores
Prepara una lista de los programas, carpetas compartidas, servicios en la nube y proveedores que intervienen. Incluye las planillas y archivos que se utilizan fuera de los sistemas principales.
3. Los documentos existentes
Reúne los formularios, avisos, políticas y contratos relacionados con esos procesos. Para una primera revisión, procura utilizar modelos en blanco o versiones con los datos personales ocultos.
4. Las personas que conocen la operación
Define quién puede explicar cada proceso y quién puede aprobar cambios. El diagnóstico necesita tanto antecedentes documentales como conocimiento de la práctica cotidiana.
5. Las preguntas que necesitan respuesta
Anota las dudas: acceso a carpetas, información compartida con proveedores, conservación de registros o solicitudes recibidas. Esto ayuda a priorizar el trabajo.
No es necesario enviar bases de datos de clientes o trabajadores por WhatsApp. Los antecedentes que requieran información personal se revisan por un canal y con un alcance previamente acordados.
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